3 méthodes pour en finir avec les réunions inutiles

La méthode TOP : anticiper avant la réunion

Préalablement à la réunion, il est important que l’organisateur prépare un minimum sa réunion. Pour faciliter cette préparation, il peut s’aider de la méthode TOP. Cette méthode permet de poser un cadre à la réunion et ainsi d’assurer un déroulement fluide de celle-ci. Il y a ainsi trois paramètres à définir :

• Le Thème. Il est important de définir un thème à la réunion pour éviter les divagations. En connaissant le thème, l’organisateur pourra également déterminer plus facilement une durée nécessaire pour traiter le sujet.
• L’Objectif. Il est important de déterminer en amont la finalité d’une réunion. L’organisateur pourra ainsi connaitre les actions qui devront être réalisées durant la réunion, par exemple : prendre une décision.
• Le Plan. L’organisateur doit établir un plan de la réunion pour s’assurer que tous les points essentiels seront abordés.

Pour un bon déroulé de la réunion, il est également important que le thème, l’objectif et le plan soient partagés en amont aux participants pour qu’ils soient assimilés.

La méthode RACI : miser sur un temps de réunion efficace

Au cours de la réunion, il est important pour l’organisateur de définir le rôle de chaque participant en suivant la méthode RACI. Cette méthode, aussi utilisée en gestion de projet est un outil particulièrement adapté aux situations complexes. Il permet de prévenir le risque de chevauchement c’est-à-dire le risque que des tâches soient faites en double par manque de concertation entre les participants. La méthode RACI met en avant 4 rôles :

• Responsible : La personne est chargée de réaliser la tâche qui lui a été confiée lors de la réunion.
• Accountable : Le participant supervise le travail de la personne chargée de réaliser la tâche.
• Consulted : Le participant a le statut d’expert qui peut apporter des conseils lors du projet.
• Informated : Il s’agit de personnes nécessitant simplement d’être informées de l’avancement des tâches.

La matrice RACI est un excellent outil de coordination et de communication lors d’une réunion. Il permet d’améliorer l’écoute entre les participants en cadrant le rôle de chacun.

La méthode ROTI : évaluer à chaque réunion

La méthode ROTI tient son nom de la phrase « Return On Time Invested ». Il s’agit d’évaluer à la fin de la réunion la pertinence de celle-ci au travers d’un vote à main levée. Les participants donnent alors une note allant de 1 (réunion inutile) à 5 (Très bonne réunion). Le but de ce vote est de prendre en compte ces retours pour pouvoir améliorer la prochaine réunion qui sera organisée. La méthode ROTI poursuit plusieurs objectifs :

• Éviter les réunions inutiles. En améliorant les réunions, une seule réunion pourra suffire là où il en fallait trois auparavant.
• Encourager les échanges. Cette méthode permet de donner la parole à chacun des participants.
• Améliorer l'efficacité des réunions. La méthode ROTI entre dans un processus d’amélioration continue.

En combinant ces trois méthodes, vous pouvez dire adieu aux réunions inutiles et ennuyeuses. Les participants se sentiront bien plus impliqués dans la réunion qui sera ainsi bien plus fructueuse.

Crédit image : pch.vector sur freepik.com

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