Les 5 erreurs à éviter lors de l’implémentation d’un logiciel de GTA

1. Ne pas inclure les utilisateurs finaux

Souvent, lors de la mise en place d’un projet d’envergure, l’erreur est faite de n’impliquer que les ressources humaines, la direction et les managers. Mais il faut garder à l’esprit que l’utilisation d’un logiciel de GTA concerne également l’ensemble des collaborateurs. N’hésitez pas à impliquer un maximum d’utilisateurs finaux à cette démarche, afin de bien définir les besoins de départ. C’est en intégrant les différents acteurs dès le début, que vous pourrez identifier les fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de votre logiciel de GTA et anticiper les éventuels points de résistance.

2. Ne pas définir précisément les besoins

Une autre erreur courante, est le fait de ne pas définir avec la plus grande précision, les besoins de l'organisation en termes de gestion des temps avant de commencer le déploiement de la solution. En effet, il est crucial d'établir une liste détaillée des fonctionnalités requises ou attendues, en analysant vos processus actuels et en définissant les objectifs à atteindre.

Posez-vous des questions-clés telles que : Quelles sont vos difficultés actuelles dans la gestion des temps de vos collaborateurs ? Quelles sont les fonctionnalités qui vous seraient les plus bénéfiques ? Quels sont les objectifs à court et à long terme de votre projet de gestion des temps ?

Cette étape est cruciale, car elle vous permettra de choisir le logiciel le mieux adapté à votre organisation et surtout d'éviter les fonctionnalités superflues qui pourraient compliquer son utilisation et augmenter les coûts d’acquisition et de paramétrage.

3. Ne pas communiquer sur l’initiative

Un autre piège courant est de négliger la communication autour du déploiement du logiciel. Informer régulièrement toutes les parties prenantes des avancées et des changements à venir est essentiel pour maintenir une bonne dynamique de projet et pour assurer une adoption harmonieuse du nouvel outil. Une communication transparente aide à gérer les attentes et à accompagner les collaborateurs dans ce changement majeur. Nous avions d’ailleurs écrit un article sur la résistance au changement et sur comment la vaincre.

4. Ne pas tester avant de déployer

Négliger les phases de recette avant la mise en production du logiciel de GTA est une erreur fréquente et coûteuse. Avant la mise en place définitive, il est crucial de réaliser des tests rigoureux dans des environnements de simulation et avec un groupe pilote d'utilisateurs. Ces tests permettent de vérifier la fonctionnalité du logiciel, d’identifier et corriger les bugs, et d’évaluer la convivialité de l’interface utilisateur. Une phase de test bien exécutée assure que le logiciel répond aux attentes et besoins définis en amont, et minimise les interruptions de service et les frustrations des utilisateurs lors du déploiement final. Un bon déploiement implique également de prévoir des sessions de formation pour les utilisateurs finaux afin qu’ils soient à l’aise avec le nouvel outil dès son lancement.

5. Ne pas maintenir à jour le logiciel

L'assistance technique du fournisseur (éditeur et/ou intégrateur) joue un rôle crucial dans la réussite de l'implémentation d'un logiciel de GTA. Il est essentiel de s'assurer que la solution offre un support de qualité, disponible et réactif pour répondre aux questions et résoudre les problèmes qui pourraient survenir après le déploiement du logiciel. Une bonne assistance inclut non seulement un support technique accessible, mais aussi des services de maintenance régulière et des mises à jour du logiciel pour garantir son bon fonctionnement à long terme. En outre, un partenariat solide avec le fournisseur permet de bénéficier de conseils d'experts, aidant ainsi votre organisation à maximiser l'utilisation du logiciel et à s'adapter aux évolutions technologiques. Veillez à choisir un fournisseur avec une bonne réputation et des références solides pour assurer un accompagnement fiable tout au long de l'utilisation de votre logiciel de GTA.

Conçu pour être souple et facilement adaptable, Incovar+ accompagnera votre entreprise dans ses spécificités. Incovar+ représente une solution idéale pour gérer les temps et les activités au sein de toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. D’ailleurs, pour vous faire une idée, nous parlions également de ce qu’il fallait attendre d’un bon logiciel de GTA. Notre engagement ne s'arrête pas à la livraison du logiciel. Nos équipes commerciales, projets et notre service client sont à vos côtés pour vous guider à chaque étape d’utilisation de votre logiciel de GTA, assurant ainsi une expérience optimale et un partenariat durable.

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